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In dem Schaubild „Automatisierung“ wird dargestellt, wie ich die Arbeiten, die bei einer Urlaubsbuchung durch einen Gast anfallen, automatisiert haben.
Mein Ziel ist immer, nicht permanent gleiche Arbeitsabläufe ständig zu wiederholen!
Darüber hinaus werden Fehlerquellen minimiert.
Dadurch, dass automatisch sofort nach Abschluss einer Buchung eine E-Mail an den neuen Gast verschickt wird, kann ich den Versand nicht vergessen. Darin
- wird die Reservierung bestätigt und
- der Gast auf die Zahlung der Anzahlung hingewiesen.
Auch die Serienbriefe sind weniger fehleranfällig, vorausgesetzt die Einträge im Excel-Sheet sind korrekt.
Aber wie ober schon erwähnt:
Der Hauptgrund ist die Zeitersparnis!!
Links, um schnell Dokumente zu finden und zu öffnen
In meinem Netzwerk (Microsoft Premium 365) habe ich die gelb hinterlegten Felder in dem unten dargestellten Schaubild verlinkt.
Sobald ich auf ein gelbes Feld klicke, wird das entsprechende Dokument zur Bearbeitung geöffnet.
Auf diese Weise lassen sich Arbeitsschritte übersichtlich darstellen und die Arbeiten können effizient erledigt werden.
Synchronisierung der Kalender
Doppelbuchungen dürfen nicht passieren!
Deshalb werden die Kalender von allen Buchungsplattformen automatisch synchronisiert.
Das heißt sobald ein neuer Gast seinen Urlaub einträgt, wird dieser Zeitraum auch auf allen anderen Plattformen gesperrt.
acht Einträge in Excel-Sheet
sind die Grundlege für alle Dokumente, die ich im Zusammenhang mit einer Buchung benötige, wie:
- Buchungsbestätigung (die automatisch nach erfolgter Buchung versendet wird) inkl. der IBAN für die Anzahlung der Übernachtungskosten
- Zahlungsbestätigung nach erfolgter Anzahlung
- Informationen bei der Anreise des Gastes
- Rechnung
Die acht Einträge im Einzelnen
- Anreise-/Abreisedatum:
- daraus errechnet sich automatisch die Zahl der Nächte
- die Zahl der Nächte fließt dann als ein Faktor der Übernachtungskosten und in die Kosten für die Hunde ein
- Name der Ferienwohnung:
- Die Wohnungen „Eiche“ und „Buche“ haben unterschiedliche Preise
- Name Gast: wird für die Anschreiben benötigt
- Anrede: in den Serienbriefen sind Abfragen programmiert:
- wenn Anrede = Herr ==> dann: Sehr geehrter Herr (Mustermann), ….
- wenn Anrede = Frau ==> dann: Sehr geehrte Frau (Musterfrau), ….
- Buchungsportal: entweder „booking.com“ oder „eigene Webseite“ ==> eigene Webseite bedeutet 10% Rabatt auf die Übernachtungskosten, die dann automatisch errechnet werden
- Anzahl der Gäste und Anzahl der Hunde: weil die Übernachtungskosten pro Nacht berechnet werden
Ergebnis: in der Spalte „zu zahlen gesamt“ werden die Übernachtungskosten inkl. Reinigungsgebühr und den Kosten für den Hund gezeigt.
Dieser Betrag steht auch in der letzten Spalte „konto_gast“. Sobald die Anzahlung eingetragen wird, reduziert sich der Betrag in der letzten Spalte.
Diese Werte werden dann in die Serienbriefe übertragen
Die benötigten Feldfunktionen
Die Dokumente
Diese Dokumente werden mit den Informationen aus der oben gezeigte Exceldatei für jeden Gast individualisiert.
